- Dokument
- Privatlivspolitik
- Version
- 1.0
- Gældende fra
- 11-10-2026
Privatlivspolitik for Factfil
Version 1.0 – gældende fra 11-10-2026.
1. Hvem vi er
Factfil leveres af Suverita ApS, CVR 46466829, Langelinie 24, st. th., 5230 Odense M, Danmark.
Spørgsmål om denne politik og om dine rettigheder: hello@suverita.com eller telefon 53 64 10 83.
2. Hvornår vi er dataansvarlige – og hvornår vi ikke er
Factfil konverterer en færdig, godkendt dansk årsrapport i PDF-form til en iXBRL-fil til indberetning. Tjenesten bruges af virksomheder og revisorhuse, i det følgende »kunderne«.
Når vi behandler oplysninger på en kundes vegne, er kunden dataansvarlig, og vi er databehandler. Det gælder som udgangspunkt alt, hvad der sker i tjenesten: de årsrapporter, der uploades, det færdige dokument, skabelonerne, brugerkontiene og sporene af, hvad brugerne gør i tjenesten – fx adgangsloggen over, hvem der har set og hentet hvad. Undtagelserne – det, vi selv er dataansvarlige for – står i punkt 3. Dér, hvor vi er databehandler, gør vi kun det, kunden har givet os instruks om, og vores forpligtelser står i databehandleraftalen. Klikker en bruger selv på knappen »Test hos ERST«, sender vi efter kundens anvisning den færdige fil til Erhvervsstyrelsens testmodtager, som svarer med en valideringskvittering. Den afsendelse af en færdig fil til Erhvervsstyrelsens testmodtager sker som databehandler efter aftalen, og intet indberettes. Bruger du Factfil gennem din arbejdsgiver eller dit revisorhus, er det dem, du skal kontakte om de oplysninger. Skriver du til os, giver vi henvendelsen videre og hjælper kunden med svaret.
Vi er selv dataansvarlige for de få behandlinger, vi foretager til egne formål. Det er dem, denne politik handler om.
3. Hvad vi behandler, hvorfor og med hvilket retsgrundlag
| Formål | Oplysninger | Retsgrundlag |
|---|---|---|
| Kundeforholdet – at indgå, administrere og dokumentere aftalen med kunden | Navn, e-mail og telefon på kundens kontaktpersoner; kundens stamdata; registreringen af, at kundens administrator har accepteret databehandleraftalen (version, tidspunkt, bruger, IP-adresse og et fingeraftryk af den viste tekst) | Forordningens artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesse i at administrere kundeforholdet og kunne dokumentere, hvad der er aftalt |
| Vores fakturering – når kunden betaler for tjenesten | Oplysningerne på vores egne fakturaer til kunden og om betalingen, herunder navn og e-mail på den, der modtager fakturaen | Artikel 6, stk. 1, litra c: pligten til at opbevare regnskabsmateriale efter bogføringsloven, som gælder vores eget regnskab. Administrationen af betalingen hviler på litra f som ovenfor |
| Support – at besvare henvendelser | Din e-mailadresse, dit navn og det, du skriver | Artikel 6, stk. 1, litra f: vores og kundens legitime interesse i, at henvendelsen kan besvares |
| Henvendelser fra interesserede – at besvare en, der ikke er kunde, fx når du beder om en demo | Din e-mailadresse, dit navn og det, du skriver | Artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesse i at besvare henvendelsen |
| Sikkerhed – at beskytte tjenesten mod misbrug og kunne undersøge hændelser | Login-forsøg, der ikke kan henføres til en kunde, IP-adresser og serverens tekniske logge | Artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesse i en sikker og stabil tjeneste |
| Forbedring af tjenesten – at gøre genkendelsen af regnskabslinjer bedre for alle kunder | Rettelsesuddraget: et kort uddrag af de rettelser, brugerne laver, jf. nedenfor | Artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesse i at forbedre tjenesten, afvejet mod, at uddraget er renset for tal og kun sjældent kan bære et navn |
Rettelsesuddraget. Når en bruger retter et tag, gemmer vi teksten på rækken renset for alle tal, det begreb, rettelsen gik fra og til, og hvor i dokumentet den stod. Uddraget indeholder aldrig beløb. Står der et navn trykt på rækken, følger navnet med. Et navn i uddraget kan tilhøre en person, der står i årsrapporten, fx et medlem af ledelsen. Navnet kommer fra den årsrapport, kunden har uploadet, og er normalt offentligt, når årsrapporten er indberettet. Hvad uddraget består af, står i databehandleraftalens Bestemmelse 4.4.
Oplysningerne kommer fra dig, fra kunden og fra den måde, tjenesten bruges på. Du har ikke pligt til at give os dem, men uden dem kan vi ikke indgå eller administrere aftalen eller besvare din henvendelse. Vi behandler ikke følsomme oplysninger om dig, og vi videresælger ikke oplysninger.
Skriver du til vores support, så vedhæft ikke årsrapporten – nummeret på kørslen er nok.
4. Hvem der får oplysningerne
- Leverandører, der behandler oplysningerne på vores vegne: vores hostingleverandør, Scaleway SAS, hvor alt ligger i Amsterdam i EU, Microsoft 365, som vi bruger til e-mail med kunder, brugere og interesserede, og – når der er betaling involveret – det system, vi bruger til bogføring. De må kun bruge oplysningerne efter vores instruks.
- Vores revisor og bank modtager oplysninger om kundeforholdet, fx vores fakturaer og betalingerne, så vores regnskab kan føres og revideres, og betalingerne kan gennemføres.
- Myndigheder, når loven kræver det.
5. Overførsel til lande uden for EU
Tjenesten og oplysningerne i den ligger i EU. Microsoft kan bruge underleverandører uden for EU til at drive e-mailen. Sker der en overførsel, sker den på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktsbestemmelser, som indgår i Microsofts databehandlervilkår. Du kan få en kopi af standardkontraktsbestemmelserne ved at skrive til os. Ellers overfører vi ikke oplysninger til lande uden for EU/EØS.
Vi kan selv tilgå oplysningerne fra vores egne computere og tablets, også når vi er uden for EU. Det er ikke en overførsel, fordi oplysningerne ikke gives videre til nogen.
6. Hvor længe vi opbevarer oplysningerne
Vi opbevarer kun oplysningerne, så længe vi har brug for dem til formålet, eller så længe loven kræver det.
| Oplysninger | Opbevaring |
|---|---|
| Kundeforholdet og aftalen, herunder registreringen af accepten | Så længe kunden er kunde og derefter i 3 år, så aftalen kan dokumenteres, hvis der rejses et krav (den almindelige forældelsesfrist) |
| Vores egne fakturaer og betalinger (vores bogføringsmateriale) | 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 12 |
| Supportmails | 24 måneder efter, at henvendelsen er afsluttet |
| Henvendelser fra interesserede, der ikke bliver kunder | Senest 12 måneder efter den sidste henvendelse |
| Rettelsesuddraget | 24 måneder fra registreringen; derefter slettes det automatisk |
| Login-forsøg, der ikke kan henføres til en kunde | 12 måneder fra registreringen; derefter slettes de automatisk |
| Tællerne bag tjenestens bremser på login og upload | Et forsøg tæller med i højst en time. Tællerne ligger kun i serverens hukommelse, gemmes aldrig og forsvinder senest, når serveren genstarter |
| Serverens tekniske logge | 30 dage; derefter slettes de automatisk |
Oplysninger i tjenestens database kan efter sletningen ligge i databasens sikkerhedskopier i op til 16 dage hos os og i 7 dage hos vores hostingleverandør, før de forsvinder.
Hvor længe vi opbevarer det, vi behandler på en kundes vegne, står i databehandleraftalen.
7. Dine rettigheder
Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet – i de tilfælde, hvor loven giver ret til det.
Din ret til indsigelse
Hviler en behandling på vores legitime interesse (se punkt 3), kan du til enhver tid gøre indsigelse mod den af grunde, der vedrører din særlige situation. Så stopper vi behandlingen, medmindre vi har vægtige legitime grunde, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Sådan bruger du dine rettigheder
Vil du bruge en rettighed, så skriv til os på den adresse, der står i punkt 1. Vi svarer uden unødig forsinkelse og senest inden for en måned. Angår din henvendelse oplysninger, vi behandler på en kundes vegne, giver vi den videre til kunden og hjælper kunden med svaret.
Du kan klage over vores behandling af dine oplysninger til:
Datatilsynet Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Telefon 33 19 32 00 · dt@datatilsynet.dk · datatilsynet.dk
8. Cookies og lagring i din browser
Factfil sætter kun to cookies, og begge er nødvendige: den ene holder dig logget ind, den anden sikrer, at en handling faktisk kommer fra vores egen side. De gælder kun tjenestens eget domæne, fjernes, når du logger ud, og udløber senest efter 12 timer. Der er ingen cookies fra andre, ingen sporing, ingen statistik og ingen reklame, og siderne henter intet fra andre websteder.
Gennemgangsfladen gemmer desuden i din egen browser – ikke hos os – hvad du var i gang med, og de visningsvalg, du selv træffer, fx tema og sprog. De sendes ikke til os.
Vi beder ikke om samtykke, fordi lagringen er teknisk nødvendig for at levere den tjeneste, du selv har bedt om, jf. cookiebekendtgørelsens § 4, stk. 1, nr. 2 (bekendtgørelse nr. 1148 af 9. december 2011).
9. Sikkerhed og logge
Vi beskytter oplysningerne med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger: al trafik er krypteret, adgangen er navngiven, og hver kundes materiale er adskilt fra andres. Hvad vi gør for kundens materiale, står i databehandleraftalens bilag C.
Logge er fortrolige. Tjenesten fører logge, så vi kan beskytte den og dokumentere, hvem der har haft adgang til hvad. En log kan indeholde det, en bruger selv har skrevet – fx det, der stod i feltet til brugernavn ved et login, der blev afvist. Derfor har kun de navngivne personer, der driver tjenesten, adgang til loggene. Ud over hostingleverandøren, der opbevarer dem i EU på vores vegne, får ingen ekstern leverandør adgang til deres indhold, medmindre vi undtagelsesvis giver en tidsbegrænset og dokumenteret tilladelse, fx til fejlsøgning.
10. Automatiske afgørelser
Der træffes ingen automatiske afgørelser om dig, og der sker ingen profilering.
11. Ændringer af politikken
Politikken bærer versionsnummer og dato øverst. Vi opdaterer den, når tjenesten eller reglerne ændrer sig på en måde, der har betydning for dig. Vil vi bruge oplysninger til et nyt formål, oplyser vi om det, før det sker. Ved væsentlige ændringer orienterer vi kunderne og, hvor vi har din e-mail, dig direkte.